La numérisation de factures consiste à convertir des documents papier en factures pour les fournisseurs et les clients dans votre comptabilité. Odoo utilise les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’intelligence artificielle (IA) pour extraire le contenu des documents. Les factures pour les fournisseurs et les clients sont ainsi créées et remplies automatiquement à partir des documents numérisés.
Configuration
Dans l’onglet Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Numérisation, vous pouvez activer l’option « Numérisation de documents » et choisir si vous souhaitez que les factures pour les fournisseurs et les clients (y compris les avoirs clients) soient traitées automatiquement ou sur demande.
Si vous activez l’option « Ligne de facturation unique par taxe », une seule ligne sera créée par taxe dans la nouvelle facture, quel que soit le nombre de lignes présentes sur la facture d’origine.
Chargement des factures
Chargement manuel des factures
Depuis le tableau de bord de comptabilité, vous pouvez cliquer sur le bouton « Charger » du journal des factures fournisseurs. Vous pouvez également accéder à Comptabilité ‣ Clients ‣ Factures clients ou Comptabilité ‣ Fournisseurs ‣ Factures fournisseurs, puis sélectionner « Charger ».
Chargement des factures avec un alias d’e-mail
Vous avez la possibilité de configurer un scanner connecté pour envoyer des documents numérisés à une adresse e-mail d’alias. Les e-mails envoyés à ces alias seront automatiquement convertis en nouvelles factures clients ou fournisseurs en brouillon.
Il est possible de modifier l’alias d’e-mail d’un journal en activant le mode développeur. Dans l’application Paramètres, sous « Paramètres généraux : Discussion », vous pouvez activer les « Serveurs de messagerie personnalisés », ajouter un « Domaine d’alias », puis enregistrer les modifications.
Les alias d’e-mail par défaut, « vendor-bills@ » et « customer-invoices@ », suivis du domaine d’alias que vous avez défini, sont automatiquement créés pour les journaux des factures fournisseurs et des factures clients respectivement. Les e-mails envoyés à ces adresses sont convertis automatiquement en nouvelles factures fournisseurs ou clients.
Numérisation des factures
En fonction de vos paramètres, le document peut être traité automatiquement ou vous pouvez le numériser manuellement en cliquant sur « Envoyer pour numérisation ».
Une fois que les données ont été extraites du PDF, vous avez la possibilité de les corriger si nécessaire en cliquant sur les étiquettes correspondantes (disponibles en mode Édition) et en sélectionnant les informations appropriées.
Reconnaissance des données avec l’IA
Il est essentiel de revoir et de corriger les informations chargées lors de la numérisation, le cas échéant. Ensuite, vous devez valider le document en cliquant sur « Confirmer ». De cette manière, le système d’IA apprend et identifie les données correctes pour les futures numérisations.
Tarification
La numérisation des factures est un service Achats In-App (IAP) qui nécessite des crédits prépayés pour fonctionner. Chaque numérisation de document consomme un crédit.
Pour acheter des crédits, vous pouvez vous rendre à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres ‣ Numérisation et cliquer sur « Acheter des crédits », ou bien accéder à Paramètres ‣ Odoo IAP et sélectionner « Voir mes services ».
Important
Si vous utilisez Odoo Online avec la version Enterprise, vous bénéficiez de crédits d’essai gratuits pour tester cette fonctionnalité.
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