Odoo Notes de frais simplifie la gestion des dépenses. Une fois qu’un employé a soumis ses notes de frais dans Odoo, elles passent par un processus d’examen par la direction et la comptabilité. Une fois approuvées, vous pouvez traiter les paiements et rembourser l’employé.
Pour plus d’informations, consultez la page produit d’Odoo Notes de frais.
Configuration des Catégories de Notes de Frais
La première étape pour suivre les dépenses consiste à configurer les différentes catégories de notes de frais de l’entreprise, gérées comme des catégories de notes de frais dans Odoo. Chaque catégorie peut être aussi spécifique ou généralisée que nécessaire. Pour cela, rendez-vous dans l’application Notes de frais, puis dans Configuration, et enfin dans Catégories de notes de frais pour afficher les catégories de notes de frais actuelles dans une vue de liste par défaut.
Création de Nouvelles Catégories de Notes de Frais
Pour créer une nouvelle catégorie de notes de frais, suivez ces étapes simples :
Cliquez sur « Nouveau » pour ouvrir un formulaire de produit.
Dans ce formulaire, vous verrez un champ intitulé « Nom du produit » où vous pouvez saisir la description de la catégorie de notes de frais.
Note importante : Les catégories de notes de frais sont gérées de la même manière que les produits dans Odoo. Le formulaire de catégorie de notes de frais ressemble au formulaire standard des produits dans Odoo, et les informations que vous saisissez sont similaires. Tout au long de ce document, les produits de notes de frais seront appelés « catégories de notes de frais » car c’est ainsi qu’elles sont désignées dans le menu principal.
Seuls deux champs sont obligatoires : le « Nom du produit » et « l’Unité de Mesure ». Vous devez donc saisir un nom pour la catégorie de notes de frais dans le champ correspondant et sélectionner une unité de mesure dans la liste déroulante (la plupart des produits utilisent des unités).
Conseil pratique : Les spécifications concernant les unités de mesure sont créées et modifiées dans l’application Ventes (par exemple, unités, miles, nuits, etc.). Pour y accéder, allez dans l’application Ventes, puis dans Configuration, puis dans Paramètres, et assurez-vous que « Unités de mesure » est activé dans la section « Catalogue de produits ». Cliquez sur le lien interne « Unités de mesure » pour afficher, créer et modifier les unités de mesure.
Configurer le Coût des Catégories de Notes de Frais
Sur le formulaire de catégorie de notes de frais, vous verrez un champ intitulé « Coût » qui est par défaut réglé à 0,00. Voici comment vous pouvez gérer ce champ :
Si une catégorie de notes de frais spécifique doit toujours être remboursée à un prix fixe, vous pouvez entrer ce montant dans le champ « Coût ». De cette manière, chaque fois que cette catégorie est sélectionnée, le coût sera automatiquement défini à la valeur que vous avez spécifiée.
Si une catégorie de notes de frais n’a pas de coût fixe ou que le coût peut varier, vous pouvez laisser le champ « Coût » à 0,00. Dans ce cas, les employés auront la possibilité de spécifier le coût réel lorsqu’ils soumettent leur note de frais.
Note importante : Le champ « Coût » est toujours visible sur le formulaire de catégorie de notes de frais, mais le champ « Prix de vente » n’est visible que lorsque vous avez activé l’option « Prix de vente » dans la section « Refacturer les notes de frais ». Si cette option n’est pas activée, le champ « Prix de vente » sera masqué.
Exemples d’utilisation du Champ Coût
Il est utile de fixer un « Coût » spécifique sur un produit dans certaines situations pour simplifier le processus de gestion des notes de frais. Voici quelques exemples pour mieux comprendre :
Repas : Laissez le « Coût » à 0,00. Lorsqu’un employé soumet une note de frais pour un repas, il entre le montant réel de la facture, et il sera remboursé pour ce montant. Par exemple, une note de frais pour un repas de 95,23 € entraînera un remboursement de 95,23 €.
Kilométrage : Définissez le « Coût » à 0,30. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais pour les « Kilomètres », il entre le nombre de kilomètres parcourus dans le champ « Quantité », et il sera remboursé à raison de 0,30 € par kilomètre. Par exemple, une note de frais pour 100 kilomètres entraînera un remboursement de 30,00 €.
Stationnement mensuel : Définissez le « Coût » à 75,00. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais pour le « stationnement mensuel », le remboursement sera de 75,00 €.
Notes de frais génériques : Laissez le « Coût » à 0,00. Lorsqu’un employé soumet une note de frais qui ne concerne ni un repas, ni le kilométrage, ni le stationnement mensuel, il peut utiliser le produit générique « Notes de frais ». Par exemple, une note de frais pour un ordinateur portable coûtant 350,00 € sera enregistrée en tant que produit « Notes de frais », et le remboursement sera de 350,00 €.
Ces exemples illustrent comment le champ « Coût » peut être utilisé pour simplifier le processus de gestion des notes de frais en fonction des différentes catégories de dépenses.
Lorsque vous utilisez l’application Comptabilité d’Odoo, il est essentiel de sélectionner le bon « Compte de charges » pour vos produits. Nous vous recommandons vivement de collaborer avec votre département comptable pour déterminer le compte approprié à utiliser, car cela aura un impact direct sur vos rapports financiers.
De plus, assurez-vous de définir une taxe pour chaque produit dans les champs « Taxes fournisseur » et « Taxes à la vente ». Une pratique recommandée consiste à utiliser une taxe configurée avec l’option « Prix toutes taxes comprises ». Lorsque cette option est activée, les taxes seront automatiquement configurées pour les produits, ce qui simplifiera grandement la gestion des taxes associées à vos notes de frais.
Enregistrement de Notes de Frais
Lorsque vous souhaitez enregistrer une nouvelle note de frais, suivez ces étapes simples :
- Accédez au tableau de bord principal de l’application « Notes de frais ». Vous pouvez le faire en vous rendant dans l’application « Notes de frais » et en sélectionnant « Mes notes de frais » dans la vue principale.
- Cliquez sur « Nouveau » pour créer une nouvelle note de frais.
- Remplissez les champs du formulaire comme suit :
- Description : Saisissez une brève description de la dépense, de manière concise et informative. Par exemple, vous pouvez écrire « Lunch avec un client » ou « Hôtel pendant la conférence ».
- Catégorie : Sélectionnez la catégorie de notes de frais qui correspond le mieux à la nature de la dépense dans le menu déroulant. Par exemple, si vous avez acheté un billet d’avion, choisissez une catégorie intitulée « Voyage en avion ».
- Total : Saisissez le montant total payé pour la note de frais de l’une des deux manières suivantes :
- Si la note de frais concerne un seul article ou une seule dépense, et que la catégorie sélectionnée ne concerne qu’un seul article, saisissez le coût total dans le champ « Total ». Le champ « Quantité » sera masqué dans ce cas.
- Si la note de frais concerne des multiples d’un même article ou d’une même dépense avec un prix fixe, le « Prix unitaire » s’affichera. Saisissez la quantité dans le champ « Quantité », et le coût total sera automatiquement calculé (Prix unitaire x Quantité = Total). Notez que le mot « total » ne sera pas affiché, mais le coût total sera clairement indiqué sous le champ « Quantité ». Exemple : Supposons que vous enregistriez les kilomètres parcourus. Dans ce cas, le « Prix unitaire » représente le coût par kilomètre. Il vous suffit de définir la « Quantité » comme le nombre de kilomètres parcourus, et le « Total » sera automatiquement calculé.
- Toutes taxes comprises : Si les taxes ont été configurées pour la catégorie de notes de frais, le pourcentage et le montant de la taxe apparaîtront automatiquement après avoir saisi le « Total » ou la « Quantité ». La valeur « Toutes taxes comprises » est mise à jour en temps réel lorsque le « Total » ou la « Quantité » change.
- Employé : Sélectionnez dans le menu déroulant l’employé pour lequel cette note de frais est créée.
- Payé par : Indiquez qui a payé la dépense et qui doit être remboursé en cochant le bouton radio approprié. Si l’employé a payé la dépense et doit être remboursé, sélectionnez « Employé (à rembourser) ». Si la société a payé directement (par exemple, en utilisant une carte de crédit de l’entreprise), sélectionnez « Société ». Le champ peut ne pas apparaître en fonction de la catégorie de notes de frais sélectionnée.
- Référence de la facture : Saisissez un texte de référence si nécessaire pour la dépense.
- Date de la dépense : Utilisez le module calendrier pour entrer la date de la dépense. Utilisez les flèches gauche et droite pour sélectionner le mois, puis cliquez sur le jour approprié.
- Compte : Choisissez le compte de charges dans lequel la dépense doit être enregistrée dans le menu déroulant.
- Client à refacturer : Si la note de frais doit être facturée à un client, sélectionnez la commande client et le client à facturer dans le menu déroulant. Une fois la note de frais enregistrée, seul le nom de la commande sera visible.
- Distribution analytique : Sélectionnez le ou les comptes analytiques sur lesquels la dépense doit être imputée pour les projets, les départements, ou les deux. Si nécessaire, plusieurs comptes peuvent être répertoriés pour chaque catégorie, et vous pouvez ajuster le pourcentage pour chaque compte analytique.
- Société : Si plusieurs sociétés sont configurées, choisissez la société pour laquelle cette note de frais doit être enregistrée dans le menu déroulant. La société actuelle est automatiquement complétée dans ce champ.
Notes : Si des explications supplémentaires sont nécessaires pour la dépense, saisissez-les dans le champ des notes.
Joindre un Reçu
Après la création de la note de frais, la prochaine étape consiste à joindre un reçu. Voici comment procéder :
Cliquez sur le bouton « Joindre un reçu ». Cela ouvrira un explorateur de fichiers.
Naviguez vers le reçu que vous souhaitez joindre et cliquez sur « Ouvrir ». Le nouveau reçu sera enregistré dans le chatter (la section de communication) et le nombre de reçus attachés apparaîtra à côté de l’icône 📎 (le trombone) sous le formulaire de la note de frais.
Vous pouvez joindre plusieurs reçus à une note de frais individuelle si nécessaire. Le nombre de reçus joints à la note de frais sera indiqué sur l’icône du trombone.
Création de Notes de Frais à Partir de Reçus Numérisés
Au lieu de saisir manuellement toutes les informations nécessaires pour une note de frais, vous avez la possibilité de créer une note de frais en numérisant un reçu au format PDF.
Voici comment procéder :
Dans la vue principale du tableau de bord de l’application « Notes de frais » (accessible également depuis l’application « Notes de frais » > « Mes notes de frais » > « Mes notes de frais »), cliquez sur « Numériser ».
Un explorateur de fichiers s’ouvrira. Naviguez jusqu’au reçu que vous souhaitez charger, sélectionnez-le en cliquant dessus, puis cliquez sur « Ouvrir ».
Lorsque vous numérisez un reçu, une nouvelle entrée est générée automatiquement. La date du jour est utilisée comme date de la note de frais, et tous les autres champs sont renseignés en fonction des données extraites du reçu, y compris le montant total. Il vous suffit de cliquer sur la nouvelle entrée pour accéder au formulaire de la note de frais individuelle, où vous pouvez apporter les modifications nécessaires. Le reçu numérisé sera également disponible dans la section des commentaires (chatter) de la note de frais.
Création Automatique de Notes de Frais par Email
Plutôt que de créer manuellement chaque note de frais dans l’application Notes de frais, vous avez la possibilité de les générer automatiquement en envoyant un email à une adresse spécifique.
Pour cela, vous devez tout d’abord configurer une adresse email alias. Accédez à l’application Notes de frais, puis allez dans Configuration > Paramètres. Assurez-vous que l’option « Emails entrants » est activée.
Si vous devez configurer un alias de domaine, suivez le lien correspondant dans la section Configuration. Une fois que l’alias de domaine est configuré, l’adresse email sera visible dans la section « Emails entrants ».
Saisissez l’adresse email que vous souhaitez utiliser dans le champ dédié, puis enregistrez vos modifications. Une fois l’adresse email enregistrée, vous pourrez soumettre de nouvelles notes de frais par email sans avoir à vous connecter à la base de données Odoo.
Pour soumettre une note de frais par email, rédigez un nouvel email en incluant le code de référence interne du produit (si disponible) et le montant de la dépense dans le sujet de l’email. Joignez ensuite le reçu à l’email. Odoo utilisera les informations du sujet de l’email combinées au reçu pour créer la note de frais correspondante.
Vous pouvez vérifier la référence interne d’une catégorie de notes de frais en accédant à l’application Notes de frais, puis en allant dans Configuration > Catégories de notes de frais. Si une référence interne est disponible pour une catégorie de notes de frais, elle sera répertoriée dans la colonne « Référence interne ».
Pour inclure une référence interne à une catégorie de notes de frais, suivez ces étapes simples :
Cliquez sur la catégorie de notes de frais que vous souhaitez modifier pour ouvrir son formulaire.
Saisissez la référence interne souhaitée dans le champ prévu à cet effet.
Sous le champ « Référence interne », une phrase s’affichera : « Utiliser cette référence comme préfixe de sujet lors de l’envoi par email. »
En ajoutant une référence interne à une catégorie de notes de frais, vous pourrez utiliser cette référence comme préfixe de sujet lors de l’envoi par email, ce qui simplifiera la création automatique de notes de frais par email.
Pour des raisons de sécurité, Odoo exige que les emails proviennent d’employés authentifiés lors de la création de notes de frais à partir d’un email. Voici comment confirmer l’adresse email d’un employé authentifié :
Accédez à la fiche de l’employé dans l’application « Employés ».
Consultez la section « Email professionnel » pour vérifier que l’adresse email de l’employé est bien authentifiée.
En vous assurant que l’adresse email de l’employé est authentifiée, vous pourrez créer des notes de frais par email en toute sécurité.
Exemple
Lors de la soumission d’une note de frais par email pour un repas d’une valeur de €25,00 lors d’un voyage d’affaires, le sujet de l’email serait « ALIMENTATION €25,00 ».
Explication :
La Référence interne pour la catégorie de notes de frais « Repas » est « ALIMENTATION ».
Le Coût de la dépense s’élève à €25,00.
Création d’une note de frais
Lorsque vous êtes prêt à soumettre vos notes de frais, que ce soit à la fin d’un voyage d’affaires ou mensuellement, vous devez créer un rapport de notes de frais. Pour ce faire, accédez au tableau de bord de l’application Notes de frais. Par défaut, vous verrez la vue « Mes notes de frais », ou vous pouvez vous rendre dans l’application Notes de frais, puis dans « Mes notes de frais » et sélectionner « Mes notes de frais ».
Les notes de frais sont identifiées par des couleurs en fonction de leur statut. Les dépenses en attente d’ajout à un rapport de notes de frais sont marquées en bleu (statut « À rapporter »). Toutes les autres dépenses (statuts « À soumettre », « Soumis » et « Approuvé ») apparaissent en noir.
Pour créer un rapport de notes de frais, commencez par sélectionner chaque note de frais individuelle que vous souhaitez inclure dans le rapport. Cochez la case à côté de chaque entrée ou sélectionnez rapidement toutes les dépenses dans la liste en cochant la case à côté de la date de la note de frais.
Une autre méthode rapide pour ajouter toutes les notes de frais non encore incluses dans un rapport consiste à cliquer sur « Créer un rapport » sans sélectionner aucune dépense. Odoo sélectionnera automatiquement toutes les notes de frais avec le statut « À soumettre » qui ne sont pas encore incluses dans un rapport.
Création d’un rapport de notes de frais
Il est important de noter que toutes les dépenses, quel que soit leur statut, peuvent être sélectionnées dans la liste « Mes notes de frais ». Le bouton « Créer un rapport » reste visible tant qu’il y a au moins une dépense sélectionnée avec le statut « À rapporter ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, seules les dépenses avec le statut « À soumettre » qui ne sont pas encore incluses dans un autre rapport de notes de frais apparaîtront dans le nouveau rapport créé.
Une fois que vous avez sélectionné les dépenses à inclure dans le rapport, cliquez sur le bouton « Créer le rapport ». Le nouveau rapport contient toutes les notes de frais répertoriées dans l’onglet « Note de frais ». Si un reçu est joint à une note de frais individuelle, une icône en forme de trombone 📎 s’affiche à côté des colonnes « Client à refacturer » et « Distribution analytique ».
Lorsque le rapport est créé, la plage de dates des notes de frais apparaît par défaut dans le champ « Résumé du rapport de note de frais ». Il est recommandé de modifier ce champ en y ajoutant un bref résumé du rapport afin de mieux organiser les notes de frais. Vous pouvez saisir une brève description du rapport de note de frais, telle que « Voyage client à NYC » ou « Réparations voiture de société », dans ce champ. Ensuite, vous pouvez sélectionner un manager dans le menu déroulant pour désigner la personne chargée d’examiner le rapport. Si nécessaire, vous avez également la possibilité de modifier le journal en utilisant le menu déroulant pour choisir un autre journal.
Si certaines notes de frais ne sont pas encore incluses dans le rapport, il est toujours possible de les ajouter. Pour ce faire, suivez ces étapes :
Cliquez sur « Ajouter une ligne » au bas de l’onglet « Note de frais ». Une fenêtre contextuelle s’affiche, présentant toutes les dépenses disponibles qui peuvent être ajoutées au rapport (avec un statut « À soumettre »).
Cochez la case à côté de chaque dépense que vous souhaitez ajouter au rapport, puis cliquez sur « Sélectionner ». Les articles sélectionnés apparaissent maintenant dans le rapport qui vient d’être créé.
Si une nouvelle dépense doit être ajoutée mais ne figure pas dans la liste, cliquez sur « Nouveau » pour créer une nouvelle dépense et l’ajouter au rapport.
Cela vous permet d’ajouter toutes les dépenses nécessaires au rapport de notes de frais, garantissant ainsi qu’aucune dépense ne soit omise.
Note : Il existe trois endroits différents où vous pouvez créer des rapports de notes de frais :
Accédez au tableau de bord principal de l’application Notes de frais (vous pouvez également y accéder via l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes notes de frais).
Rendez-vous dans l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes rapports.
Dirigez-vous vers l’application Notes de frais ‣ Rapports de notes de frais.
Dans chacune de ces vues, cliquez sur « Nouveau » pour démarrer la création d’un nouveau rapport de notes de frais.
Soumission d’un rapport de notes de frais
Une fois qu’un rapport de notes de frais est complété, la prochaine étape consiste à le soumettre à un manager pour approbation. Les rapports doivent être soumis individuellement et ne peuvent pas être soumis en lot. Ouvrez le rapport spécifique dans la liste des rapports de notes de frais (s’il n’est pas encore ouvert). Pour voir toutes les notes de frais, accédez à l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes rapports.
Si la liste est longue, il peut être utile de regrouper les résultats par statut, car seuls les rapports dont le statut est « À soumettre » doivent être soumis, ce qui n’est pas le cas des rapports dont le statut est « Approuvé » ou « Soumis ».
Les dépenses « À soumettre » sont facilement identifiables non seulement en raison de leur statut, mais aussi parce que le texte apparaît en bleu, tandis que le texte des autres dépenses est en noir.
Note
Le statut de chaque rapport s’affiche dans la colonne « Statut » sur la droite. Si la colonne « Statut » n’est pas visible, cliquez sur l’icône « Options supplémentaires » (deux points) à la fin de la ligne et cochez la case à côté de « Statut ».
Cliquez sur un rapport pour l’ouvrir, puis cliquez sur « Soumettre au manager ». Après avoir soumis un rapport, la prochaine étape consiste à attendre que le manager l’approuve.
Important
Les sections « Approuver des notes de frais », « Enregistrer des notes de frais dans la comptabilité », et « Rembourser les employés » sont uniquement destinées aux utilisateurs ayant les droits nécessaires.
Approbation des Rapports de Notes de Frais
Dans Odoo, seuls les utilisateurs dotés des autorisations appropriées ont la possibilité d’approuver les rapports de notes de frais. Cela signifie qu’un utilisateur doit au minimum disposer des autorisations d’« Approbateur d’équipe » pour l’application Notes de frais. Les employés ayant ces autorisations peuvent examiner, approuver ou rejeter les rapports de notes de frais, ainsi que communiquer à travers l’outil intégré.
Pour déterminer qui peut donner leur approbation, accédez à l’application principale « Paramètres » et sélectionnez « Gérer les utilisateurs ».
Remarque
Si l’application « Paramètres » n’est pas accessible, cela signifie que certaines autorisations n’ont pas été configurées pour le compte. Vérifiez l’onglet « Droits d’accès » sur la fiche de chaque utilisateur dans l’application « Paramètres ». La section « Administration » (située en bas à droite de l’onglet « Droits d’accès ») peut être configurée selon trois options :
Rien (blanc) : L’utilisateur ne peut pas accéder à l’application « Paramètres » du tout.
Droits d’accès : L’utilisateur peut uniquement visualiser la section « Utilisateurs & Sociétés » de l’application « Paramètres ».
Paramètres : L’utilisateur a un accès complet à l’ensemble de l’application « Paramètres » sans restrictions.
Consultez ce document pour obtenir davantage d’informations sur la gestion des utilisateurs et leurs droits d’accès.
Cliquez sur un utilisateur pour afficher sa fiche, ce qui vous permettra d’accéder à l’onglet « Droits d’accès » dans la vue par défaut. Faites défiler vers la section « Ressources humaines ». Dans la catégorie « Notes de frais », quatre options sont disponibles :
Rien (vide) : Un champ vide indique que l’utilisateur n’a pas la capacité de visualiser ou d’approuver les rapports de notes de frais. Il peut uniquement consulter ses propres notes de frais.
Approbateur d’équipe : L’utilisateur peut uniquement visualiser et approuver les rapports de notes de frais de son équipe.
Approbateur général : L’utilisateur peut visualiser et approuver n’importe quel rapport de notes de frais.
Administrateur : L’utilisateur peut voir et approuver n’importe quel rapport de note de frais, et il a accès aux menus d’analyse et de configuration de l’application Notes de frais.
Les utilisateurs autorisés à approuver des rapports de notes de frais (généralement les responsables hiérarchiques) peuvent facilement consulter les rapports de notes de frais qui leur sont accessibles. Pour ce faire, accédez à l’application « Notes de frais », puis à « Rapports de notes de frais », où vous trouverez une liste de tous les rapports ayant les statuts suivants : « À soumettre », « Soumis », « Approuvé », « Publié » ou « Fait ». Les rapports ayant le statut « Refusé » ne sont pas visibles par défaut.
Filtrer et Approuver des Rapports de Notes de Frais
Lorsque vous consultez les rapports de notes de frais, vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver un panneau de filtres situé à gauche. Les filtres peuvent être appliqués à trois catégories : Statut, Employé et Société. Vous pouvez utiliser les filtres de statut pour afficher uniquement les rapports ayant un statut particulier, ou activer les filtres du nom de l’employé et/ou de la société pour afficher les rapports associés à un employé ou à une société spécifique.
Les rapports peuvent être approuvés de deux manières différentes : individuellement ou en groupe. Pour approuver plusieurs rapports de notes de frais simultanément, restez dans la vue en liste. Commencez par sélectionner les rapports à approuver en cochant la case à côté de chaque rapport, ou cochez la case à côté du nom de l’employé pour sélectionner tous les rapports de la liste.
Remarque Importante
Seuls les rapports ayant le statut « Soumis » peuvent être approuvés. Pour simplifier la tâche, il est recommandé de filtrer les rapports en n’affichant que ceux ayant le statut « Soumis ».
Si un rapport sélectionné ne peut pas être approuvé, le bouton « Approuver le rapport » ne sera pas affiché, ce qui indique qu’il y a un problème avec le rapport en question.
Une fois vos rapports sélectionnés, cliquez simplement sur le bouton « Approuver le rapport ».
Pour approuver un rapport individuel, vous pouvez ouvrir la vue détaillée du rapport en cliquant sur celui-ci. Cette vue offre plusieurs options, notamment « Approuver », « Rapporter dans la prochaine fiche de paie », « Refuser » ou « Remettre en brouillon ». Pour approuver le rapport, il vous suffit de cliquer sur « Approuver ».
En cas de refus, cliquez sur « Refuser », ce qui fera apparaître une fenêtre contextuelle. Vous pouvez ensuite expliquer brièvement la raison du refus dans le champ prévu à cet effet, puis cliquer sur « Refuser ».
Les managers d’équipe ont la possibilité de consulter facilement toutes les notes de frais soumises par les membres de leur équipe. Pour accéder à cette vue, rendez-vous dans la section « Rapports de note de frais ». Cliquez ensuite sur la flèche déroulante située à droite du champ de recherche. Dans la section « Filtres », sélectionnez « Mon équipe ». Vous aurez alors accès à l’ensemble des rapports de notes de frais soumis par les membres de votre équipe.
Astuce : Si vous avez besoin de plus d’informations, par exemple si vous recherchez un reçu manquant, il est simple de communiquer à ce sujet dans le chatter. Lorsque vous êtes dans un rapport individuel, il vous suffit de cliquer sur « Envoyer un message » pour ouvrir la zone de texte du message. Vous pouvez ensuite rédiger votre message, en taguant la personne appropriée si nécessaire, puis le poster dans le chatter en cliquant sur « Envoyer ». Le message sera ainsi publié dans le chatter, et la personne taguée recevra une notification par e-mail concernant ce message, tout comme les autres abonnés.
Il est important de noter que seules les personnes abonnées peuvent être taguées dans un message. Vous pouvez vérifier qui est abonné en cliquant sur l’icône en forme de personne (👤) pour afficher la liste des abonnés du rapport de notes de frais.
Enregistrer des notes de frais dans la comptabilité
Lorsqu’un rapport de notes de frais a été approuvé, la prochaine étape consiste à l’enregistrer dans le journal comptable. Vous pouvez accéder à tous les rapports de notes de frais en allant dans l’application « Notes de frais » et en sélectionnant « Rapports de notes de frais ». Si vous souhaitez afficher uniquement les rapports de notes de frais qui ont été approuvés et doivent être enregistrés, vous pouvez ajuster les filtres sur la gauche pour activer uniquement le statut « Approuvé ».
Tout comme pour les approbations, vous avez deux options pour enregistrer les rapports de notes de frais : vous pouvez le faire individuellement ou enregistrer plusieurs rapports en une seule fois. Si vous souhaitez enregistrer plusieurs rapports de notes de frais en même temps, restez dans la vue de liste. Commencez par sélectionner les rapports que vous souhaitez enregistrer en cochant la case à côté de chaque rapport ou en cochant la case à côté de « Employé » pour sélectionner tous les rapports de la liste. Ensuite, cliquez sur « Comptabiliser les écritures ».
Pour enregistrer un rapport individuel dans le journal comptable, commencez par ouvrir le rapport pour afficher ses détails. Dans cette vue, vous avez plusieurs options, notamment « Comptabiliser les écritures ». Cliquez sur cette option pour enregistrer le rapport dans le journal comptable.
Si vous choisissez de « Refuser » un rapport, une fenêtre contextuelle apparaîtra. Vous pourrez alors expliquer brièvement la raison du refus dans le champ « Motif du refus de la note de frais » et cliquer sur « Refuser ». Les rapports refusés peuvent être consultés en allant dans l’application « Notes de frais » puis en sélectionnant « Rapports de note de frais ». Vous pourrez ensuite ajuster les filtres à gauche pour afficher uniquement les rapports de note de frais refusés.
Il est important de noter que pour enregistrer des rapports de notes de frais dans un journal comptable, l’utilisateur doit disposer des droits d’accès suivants :
- « Comptabilité » : comptable ou conseiller
- « Notes de frais » : manager
Rembourser les employés
Une fois qu’un rapport de note de frais a été consigné dans le journal comptable, la démarche suivante implique de rembourser l’employé. Pour accéder à la liste complète des rapports de note de frais à rembourser, rendez-vous dans l’application « Notes de frais » -> « Rapports de note de frais » -> « Rapports à payer ».
De la même manière que les approbations et l’enregistrement, les rapports de note de frais peuvent être payés de deux manières, soit individuellement, soit en groupe. Pour effectuer le paiement de plusieurs rapports de note de frais en une seule fois, restez dans la vue de liste. Commencez par sélectionner les rapports à payer en cochant la case à côté de chaque rapport ou en cochant la case à côté de l’employé pour sélectionner l’ensemble des rapports de la liste. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer un paiement ».
Pour effectuer le paiement d’une note de frais individuelle, commencez par cliquer sur la note de frais pour accéder à sa vue détaillée. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer un paiement » pour rembourser l’employé.
Une fenêtre contextuelle intitulée « Enregistrer un paiement » s’ouvrira, et vous aurez la possibilité de modifier le journal, le mode de paiement et la date du paiement si nécessaire. Une fois que vous avez fait les sélections appropriées, cliquez sur « Créer un paiement » pour effectuer le paiement à l’employé.
Pour payer un rapport de note de frais individuel, cliquez sur ce rapport dans la vue de liste pour accéder à sa vue détaillée. Ensuite, cliquez sur « Enregistrer un paiement » pour procéder au paiement de l’employé. Une nouvelle fenêtre contextuelle intitulée « Enregistrer un paiement » apparaîtra. Lorsque vous effectuez un paiement pour un rapport de note de frais individuel au lieu de plusieurs rapports à la fois, vous verrez davantage d’options dans cette fenêtre contextuelle. En plus des champs « Journal », « Mode de paiement » et « Date du paiement », vous trouverez également les champs « Compte bancaire destinataire », « Montant » et « Mémo ». Vous pourrez sélectionner le compte bancaire de l’employé dans le menu déroulant pour transférer directement le paiement sur son compte. Une fois que toutes les autres sélections sont correctes, cliquez sur « Créer un paiement » pour effectuer le paiement à l’employé.
Pour refacturer des dépenses aux clients, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Configuration de la Politique de Facturation :
Tout d’abord, configurez la politique de facturation pour chaque catégorie de notes de frais. Accédez à l’application « Notes de frais », puis à « Configuration » et sélectionnez « Catégories de notes de frais ». Choisissez la catégorie de notes de frais à configurer et ouvrez le formulaire correspondant. Dans la section « Facturation », cliquez sur le bouton « Ratio » à côté de l’option « Refacturer les notes de frais ». Vous avez trois options :
- Non : La catégorie de notes de frais n’est pas refacturée.
- Au prix coûtant : La catégorie de notes de frais facture les dépenses à leur coût réel.
- Prix de vente : La catégorie de notes de frais facture le prix défini sur la commande.
Créer une Note de Frais :
Lors de la création d’une nouvelle note de frais, assurez-vous de saisir les informations correctes pour permettre la refacturation au client. Sélectionnez la commande client dans laquelle la dépense sera ajoutée dans la section « Client à refacturer » à partir du menu déroulant. Ensuite, choisissez le « Compte analytique » sur lequel la note de frais sera comptabilisée. Une fois la note de frais créée, suivez la procédure habituelle pour créer et soumettre le rapport.
Approbation et Comptabilisation :
Les managers approuvent la note de frais, et le département comptable comptabilise les pièces comptables conformément aux règles de facturation définies. Une fois la note de frais enregistrée dans un journal, la dépense apparaît sur la commande référencée.
Facturation au Client :
Après que la note de frais a été correctement comptabilisée, vous pouvez facturer la dépense au client en incluant les coûts refacturés dans la facture correspondante.
Valider et comptabiliser des notes de frais
Pour valider et comptabiliser des notes de frais, suivez ces étapes :
Approbation des Notes de Frais :
Seuls les employés autorisés, généralement des managers ou des superviseurs, peuvent approuver des notes de frais.
Avant d’approuver un rapport de note de frais, assurez-vous que la « Distribution analytique » est correctement définie pour chaque ligne de la note de frais.
Si la « Distribution analytique » est manquante, choisissez le compte approprié dans le menu déroulant correspondant et cliquez sur « Approuver » ou « Refuser ».
Comptabilisation des Pièces Comptables :
Généralement, le département comptable est responsable de la comptabilisation des pièces comptables.
Une fois qu’un rapport de note de frais est approuvé, il peut être comptabilisé.
Notez que la mise à jour de la commande n’intervient qu’après la comptabilisation des pièces comptables.
Après la comptabilisation, les dépenses apparaissent sur la commande client référencée.
Facturation des Dépenses :
Une fois que la commande client a été mise à jour avec les dépenses refacturées, vous pouvez facturer le client.
Après l’approbation du rapport de note de frais et la comptabilisation des pièces comptables, cliquez sur le bouton « Bons de commande » pour accéder à la commande client.
Les dépenses à refacturer sont maintenant incluses dans la commande client, prêtes à être facturées au client.
Un rapport de note de frais peut référencer plusieurs commandes clients. Si plusieurs commandes clients sont référencées, le bouton intelligent « Bons de commande » affiche le nombre de commandes clients référencées. Lorsque plusieurs commandes sont répertoriées, en cliquant sur le bouton « Bons de commande », une vue de liste de toutes les commandes clients référencées dans le rapport de note de frais s’affiche. Vous pouvez alors sélectionner une commande client spécifique pour l’ouvrir.
Les dépenses liées à chaque commande client sont répertoriées dans l’onglet « Lignes de la commande » de la commande client respective. Cela permet de visualiser et de gérer les dépenses associées à chaque commande de manière détaillée.
Ensuite, pour facturer les dépenses au client, vous devez cliquer sur « Créer une facture » et choisir le type de facture que vous souhaitez émettre parmi les options disponibles : « Facture normale », « Acompte (pourcentage) » ou « Acompte (montant fixe) » en sélectionnant le bouton radio approprié. Une fois votre choix effectué, cliquez sur « Créer une facture ». Les dépenses seront alors facturées au client selon le type de facture que vous avez sélectionné.
Optimisez la Gestion des Notes de Frais avec ERP SOLUTION
Gérez les notes de frais quotidiennes de vos employés n’a jamais été aussi simple. Qu’il s’agisse de frais de déplacement, de fournitures de bureau ou d’autres dépenses professionnelles, accédez à tous les reçus et à toutes les notes de frais depuis votre tableau de bord des frais et dépenses. Vous pouvez créer, valider ou refuser les frais en un seul clic. Si vous recherchez une solution ERP complète pour simplifier encore davantage la gestion de vos notes de frais et de toutes vos opérations commerciales, envisagez d’opter pour une solution ERP comme Odoo. ERP SOLUTION peut se charger de cette prestation, offrant ainsi une intégration transparente de la gestion des notes de frais dans l’ensemble de votre système ERP, améliorant ainsi l’efficacité de vos processus financiers et administratifs.
